“Doordat je samenwerkt, leer je ontzettend veel van elkaar!”

Sinds het begin van 2020 werkt Jamal Gomez bij e-office als SharePoint Developer. Eerst drie maanden op kantoor, toen kwam de coronacrisis. Een bijzondere start. Maar inmiddels zijn we ruim drie jaar verder en heeft Jamal diverse mooie projecten voor de klanten van e-office mogen doen. In dit artikel vertelt hij alles over zijn laatste project: Fund Your Idea.
Jamal barst los: “Het begon allemaal bij een divisie van één van de klanten van e-office: een groot scheepsbouwconcern. Bij deze afdeling houden ze zich bezig met alle processen om het bouwen van boten heen. Binnen deze afdeling werd al gebruik gemaakt van een oud ideation platform, waar ideeën van medewerkers werden verzameld. Een soort digitale ideeënbox dus! Het idee erachter? Er werken heel veel mensen binnen deze divisie, maar slechts een paar collega’s nemen het voortouw en komen met nieuwe ideeën. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat meer collega’s nieuwe ideeën kunnen aandragen?”

Mens én techniek

Het al bestaande platform stond ergens extern op een website en liep niet echt. “Men vroeg zich af: we werken in Teams. We werken met SharePoint. Kunnen we deze ideeënbox niet naar onze vertrouwde werkomgeving halen?” En zo geschiedde: een nieuw project was geboren!

“Samen met e-office collega Jon ging ik aan de slag. We hielden sessies met de opdrachtgevers om erachter te komen wat nou precies de wensen van de eindgebruikers waren. We hebben een aantal sessies gehouden, mock-ups gepresenteerd, gesprekken gevoerd en na een paar maanden gingen we echt bouwen”, vertelt Jamal.

Er bleek niet de grootste of meest ingewikkelde applicatie nodig te zijn: “Het is gebouwd met het SharePoint Framework, een Microsoft framework gemaakt voor custom applicties met SharePoint of Teams. Het is dus eigenlijk een SharePoint app die we in een Teams jasje hebben gegoten. Maar er is vooral veel tijd gaan zitten in het proces daar omheen. We zijn lang bezig geweest met de mens-kant: alle afspraken rondom de applicatie moesten eerst zorgvuldig uitgedacht worden. Alles om ervoor te zorgen dat de oplossing uiteindelijk zo goed mogelijk in gebruik kon worden genomen.” En die oplossing staat inmiddels als een huis in de vorm van Fund Your Idea.

Coins

En hoe werkt dat nou precies? Jamal legt uit: “De initiële naam van de applicatie was de Crowdfunding App. Die naam zegt goed wat de insteek is: er worden ideeën verzameld in een box en mensen kunnen die ideeën liken. Als het idee boven een bepaalde grens van aantal likes komt, dan mag je meer informatie toevoegen en dan wordt het een pitch. Er moet dan door de bedenker worden nagedacht over een echt projectplan, waarin onder andere de toegevoegde waarde voor het bedrijf en de kosten worden meegenomen.”

Maar hoe zorg je ervoor dat elke medewerker van het bedrijf evenveel likes kan geven? “Die oplossing vonden we in de vorm van coins. Elke individuele gebruiker heeft 500 coins te besteden, gerelateerd aan echt geld. Met deze coins kunnen ze ideeën funden. Zijn je coins op? Dan kan je niks meer uitgeven en dus geen nieuwe ideeën meer funden. Voor iedereen wel zo eerlijk!”

Digitale transformatie

En het resultaat? Dat mag er zijn! “Onze klant stimuleert het gebruik actief. Er wordt gedeeld via alle kanalen en er zijn nog veel meer ideeën om Fund Your Idea nog populairder te maken. Zoals bijvoorbeeld een QR-code in het pand om naar de app te komen. Ook wordt er best veel gepromoot in verschillende divisiemeetings. En extra leuk: Jon en ik kregen complimenten van de manager van de afdeling, die met dit idee naar voren kwam. Altijd fijn, zo’n pluim ontvangen!”

Nu Fund Your Idea staat, betekent dit niet dat Jamal stil zit. In tegendeel: “De afgelopen maanden ben ik met een actiematrix bezig. Dat zit zo: als ze een jacht maken voor een client hebben ze dit in een Excel-document staan. Dit proces is nu nog helemaal handmatig. Maar dat kan natuurlijk efficiënter! We zijn op dit moment bezig met een project waarin we dit proces naar SharePoint Live omzetten. Een mooi voorbeeld van digitale transformatie van processen om ervoor te zorgen dat mensen hun werk makkelijker en overzichtelijker kunnen doen!”

Start-up van 31 jaar oud

Na ruim drie jaar zit Jamal nog steeds op z’n plek bij e-office. Het leukste? “Het is eigenlijk een start-up van 31 jaar oud. e-office ontwikkelt zich voortdurend en dat betekent dat je alles mag en kan zeggen en alle ideeën welkom zijn. De vrijheid en verantwoordelijkheid die dat met zich meebrengt, vind ik fijn. Er werken zo veel verschillende soorten mensen, zowel qua karakter als qua skills. We zijn echt niet een pure IT-club.”

“We hebben bijvoorbeeld collega’s die veel weten van de adoptie van techniek, dat is niet echt mijn ding. Maar doordat je samenwerkt, leer je ontzettend veel van elkaar! Je wil namelijk als meer technische collega niks bouwen wat uiteindelijk niet gebruikt gaat worden. Dus ik heb de afgelopen drie jaar geleerd hoe belangrijk die adoptie juist is!”

Wil je net als Jamal aan de slag om het werk van medewerkers in (grote) organisaties beter, slimmer en makkelijker te maken, met behulp van techniek? Check dan onze vacature voor Microsoft 365 Consultant. Of stuur ons een berichtje.